Poletni piknik za zaposlene je ena najbolj prijetnih oblik druženja v podjetju. Je sproščen, manj formalen kot klasični poslovni dogodek in dovolj prilagodljiv, da ga lahko oblikujemo za manjšo ekipo, večje podjetje ali družinski dan zaposlenih.
A čeprav se piknik na prvi pogled zdi preprost, je lahko za podjetje veliko več kot kosilo na prostem. Dobro načrtovan poletni piknik ustvari prostor za neformalne pogovore, sprostitev po napornem obdobju, povezovanje med oddelki in zahvalo zaposlenim za njihov prispevek.
Prav občutek pripadnosti, dobri odnosi in priznanje so pomemben del izkušnje zaposlenih. Gallup na primer poudarja, da so zavzeti zaposleni povezani z boljšim počutjem, višjo produktivnostjo, manj absentizma in fluktuacije v podjetju. Poletni piknik sam po sebi seveda ne ustvari zavzete ekipe, lahko pa je prijeten in učinkovit del kulture, ki zaposlenim pokaže, da so opaženi in cenjeni.
Zakaj organizirati poletni piknik za podjetje
Poletni piknik je odlična izbira, kadar želite ustvariti dogodek, ki ne deluje prisiljeno. V primerjavi s formalnimi srečanji omogoča bolj sproščeno vzdušje, več spontanih pogovorov in naravno povezovanje zaposlenih.
Podjetja se za poletni piknik pogosto odločijo, ko želijo:
- nagraditi zaposlene po uspešnem obdobju;
- povezati oddelke, ki sicer redko sodelujejo;
- organizirati sproščen dogodek pred poletnimi dopusti;
- pripraviti družinski dan za zaposlene;
- okrepiti pripadnost podjetju;
- združiti druženje s sproščenim team building programom;
- ustvariti dogodek, ki je prijeten, dostopen in primeren za različne profile zaposlenih.
Takšni dogodki so posebej dragoceni v podjetjih, kjer zaposleni veliko delajo v različnih oddelkih, lokacijah ali hibridnih ekipah. Piknik omogoči, da se ljudje srečajo v drugačnem okolju, kjer pogovor ni omejen samo na naloge, roke in sestanke.
Dobro počutje zaposlenih ni več le “mehka” tema, ampak pomemben del uspešnega delovnega okolja. CIPD poudarja, da lahko dobro počutje zaposlenih podpira zavzetost in organizacijsko uspešnost, kar je dober opomnik, da imajo tudi sproščeni interni dogodki svojo poslovno vrednost.
Kaj naredi poletni piknik uspešen
Uspešen poletni piknik ni nujno najdražji ali najbolj razkošen. Najboljši je tisti, ki ustreza ekipi, kulturi podjetja in namenu dogodka.
Pred organizacijo je zato dobro razmisliti, kaj želite s piknikom doseči. Je cilj sprostitev? Zahvala zaposlenim? Povezovanje nove ekipe? Družinski dogodek? Team building? Praznovanje uspešno zaključenega projekta?
Ko je namen jasen, je lažje izbrati lokacijo, hrano, program in celotno dinamiko dogodka.
Dober poletni piknik običajno vključuje:
- primerno in dostopno lokacijo;
- dovolj sence ali pokritega prostora;
- kakovostno hrano in pijačo;
- sproščen, a premišljen program;
- aktivnosti, primerne za različne zaposlene;
- jasna navodila za udeležence;
- rezervni načrt za slabo vreme;
- dobro koordinacijo na dan dogodka.
Najboljši pikniki delujejo sproščeno, vendar niso prepuščeni naključju.
Izbira lokacije: pomembnejša od prvega vtisa
Lepa lokacija je velika prednost, vendar pri poslovnem pikniku ni dovolj, da je prostor samo prijeten na pogled. Lokacija mora biti praktična, dostopna in primerna za število udeležencev.
Pri izbiri lokacije je smiselno preveriti:
- ali je dovolj parkirnih mest;
- ali je mogoč organiziran prevoz;
- ali je na voljo senca;
- ali obstaja pokrit prostor v primeru dežja;
- ali so sanitarije primerne za število gostov;
- ali je lokacija primerna za catering;
- ali je dovolj prostora za aktivnosti;
- ali obstajajo omejitve glede glasbe ali trajanja dogodka;
- ali je prostor varen za otroke, če gre za družinski piknik.
Za večja podjetja je logistika pogosto pomembnejša od posebnosti lokacije. Če zaposleni težko pridejo do prostora, če ni dovolj sanitarij ali če ni jasnega načrta v primeru slabega vremena, lahko tudi sicer dobra ideja hitro izgubi svoj učinek.
Hrana in pijača sta del izkušnje
Pri poletnem pikniku si zaposleni pogosto najbolj zapomnijo ravno vzdušje, hrano in občutek, ali je bilo za njih dobro poskrbljeno. Zato catering ni samo tehnična postavka, ampak pomemben del celotne izkušnje.
Klasičen piknik meni je lahko odlična izbira, vendar ga je dobro prilagoditi skupini. Poleg jedi z žara je smiselno vključiti tudi lažje poletne jedi, sveže solate, vegetarijanske možnosti, sladice in dovolj brezalkoholnih pijač.
Posebej v poletnih mesecih je pomembno poskrbeti za:
- dovolj vode;
- osvežilne brezalkoholne pijače;
- hrano, primerno za višje temperature;
- vegetarijanske in veganske možnosti;
- alergije in prehranske omejitve;
- jasen način postrežbe;
- dovolj sedišč ali stojišč;
- urejen prostor za hrano.
Pri večjih piknikih je pomembno tudi, da ne nastajajo predolge vrste. Dobra razporeditev hrane, pijače in postrežnih točk lahko močno vpliva na zadovoljstvo udeležencev.
Program naj bo sproščen, ne prazen
Poletni piknik naj ne bo preveč formalen, hkrati pa ni dobro, da je popolnoma brez strukture. Če ni nobenega programa, se lahko večja skupina hitro razprši. Če je program preveč natrpan, pa dogodek izgubi sproščenost.
Najboljša rešitev je ravnovesje: nekaj organiziranih trenutkov, dovolj prostega časa in aktivnosti, pri katerih se lahko zaposleni vključijo brez pritiska.
Program lahko vključuje:
- kratek pozdrav vodstva;
- sproščene ekipne igre;
- kulinarični izziv;
- glasbo;
- športne aktivnosti v lahkotni obliki;
- kviz o podjetju ali sodelavcih;
- animacijo za otroke;
- nagradne igre;
- kotiček za fotografiranje;
- prosti čas za druženje.
Pri izbiri aktivnosti je pomembno, da niso namenjene samo najbolj tekmovalnim ali najbolj glasnim posameznikom. Dober program vključuje različne osebnosti, generacije in interese.
Poletni piknik kot team building
Poletni piknik lahko zelo dobro deluje tudi kot team building. To ne pomeni, da mora biti program tekmovalen ali naporen. Ravno nasprotno: poletni piknik je idealna priložnost za bolj sproščeno povezovanje.
Primerne aktivnosti so lahko:
- ekipni kuharski izziv;
- lahkotne igre med oddelki;
- ustvarjalna delavnica;
- športne igre brez izločanja;
- kviz;
- skupinski izziv;
- dobrodelna aktivnost;
- trajnostna aktivnost.
Če je cilj povezovanje ekipe, mora biti program prilagojen ljudem, ne obratno. Ekipa, ki se šele spoznava, potrebuje drugačen pristop kot ekipa, ki je pravkar zaključila zahteven projekt. Prav tako imajo večja podjetja drugačne potrebe kot manjši kolektivi.
Dobro izbran program zaposlenih ne obremeni, ampak jim pomaga, da se lažje povežejo.
Priložnost za zahvalo zaposlenim
Poletni piknik je tudi odlična priložnost, da podjetje zaposlenim pokaže priznanje. To ni nujno formalno podeljevanje nagrad. Včasih je dovolj kratek, iskren nagovor, izpostavitev skupnih dosežkov ali zahvala ekipi za trud v preteklem obdobju.
Pomembno je, da priznanje deluje pristno. Zaposleni hitro začutijo razliko med generično formalnostjo in iskreno zahvalo.
Raziskava Workhuman in Gallup je pokazala, da so zaposleni, ki prejmejo kakovostno priznanje, manj verjetno zapustili podjetje v obdobju dveh let. Ta podatek potrjuje nekaj, kar številna podjetja opažajo tudi v praksi: ljudje želijo vedeti, da je njihov prispevek viden in cenjen.
Poletni piknik je lahko zato naraven trenutek za pozitivno sporočilo vodstva, praznovanje uspehov in krepitev občutka, da je ekipa skupaj dosegla nekaj pomembnega.
Najpogostejše napake pri organizaciji poletnega piknika
Čeprav poletni piknik deluje preprost za organizacijo, se največ težav običajno pokaže pri podrobnostih.
Najpogostejše napake so:
- izbira lokacije brez rezervnega načrta za dež;
- premalo sence;
- premalo hrane ali pijače;
- neupoštevanje prehranskih omejitev;
- predolg ali preveč prisilen program;
- aktivnosti, ki niso primerne za vse zaposlene;
- nejasna časovnica;
- slaba komunikacija pred dogodkom;
- neurejen prevoz ali parkiranje;
- organizacija v zadnjem trenutku.
Veliko teh zapletov je mogoče preprečiti z dobro pripravo. Pri dogodkih na prostem je še posebej pomembno, da ima organizator pripravljen načrt B. Vreme, dostop, postavitev prostora, hrana in časovnica so elementi, ki morajo biti preverjeni vnaprej.
Kdaj začeti z organizacijo
Za večji poletni piknik je priporočljivo začeti z organizacijo vsaj tri do štiri mesece pred želenim terminom. Najbolj priljubljeni termini, lokacije in catering ponudniki se hitro zapolnijo, predvsem v maju, juniju in septembru.
Okvirna časovnica:
3 do 4 mesece prej: določitev cilja, termina, števila udeležencev in proračuna.
2 do 3 mesece prej: izbor lokacije, cateringa, aktivnosti in morebitnega prevoza.
1 mesec prej: zbiranje prijav, prehranskih posebnosti in dodatnih potreb.
1 do 2 tedna prej: končna časovnica, navodila udeležencem in preverjanje vremena.
Na dan dogodka: koordinacija lokacije, dobaviteljev, programa in udeležencev.
Manjši piknik je mogoče pripraviti hitreje, vendar zgodnejše načrtovanje skoraj vedno pomeni več izbire in manj stresa.
Kako lahko pomaga zunanji organizator
Pri manjših ekipah lahko podjetje del organizacije prevzame samo. Pri večjih piknikih pa se hitro pokaže, da dogodek zahteva precej usklajevanja. Nekdo mora preveriti lokacije, pridobiti ponudbe, uskladiti catering, pripraviti program, urediti komunikacijo z zaposlenimi, spremljati prijave, preveriti vreme in skrbeti za izvedbo na dan dogodka.
Zunanji organizator lahko prevzame:
- pripravo koncepta dogodka;
- izbor primerne lokacije;
- usklajevanje cateringa;
- predlog aktivnosti;
- organizacijo prevoza;
- komunikacijo z dobavitelji;
- pripravo časovnice;
- rezervni načrt za slabo vreme;
- koordinacijo na dan dogodka.
Največja prednost zunanje organizacije ni samo manj dela za podjetje. Prednost je tudi v tem, da je dogodek zasnovan bolj premišljeno, z manj tveganja za zaplete in boljšo izkušnjo za zaposlene.
Kako iz piknika ustvariti več kot enkraten dogodek
Poletni piknik ima največji učinek, ko ni obravnavan kot samostojen dogodek brez povezave s kulturo podjetja. Lahko ga povežete z internim komuniciranjem, zahvalo zaposlenim, praznovanjem uspehov ali predstavitvijo pomembnih mejnikov podjetja.
Po dogodku lahko podjetje pripravi:
- kratek povzetek za interne kanale;
- galerijo fotografij;
- objavo na LinkedInu;
- zahvalo zaposlenim;
- kratko anketo o zadovoljstvu;
- ideje za naslednje druženje.
Tako dogodek ne izzveni takoj po koncu, ampak postane del širše zgodbe podjetja. Tudi Deloitte v raziskavi o dobrem počutju na delovnem mestu poudarja, da zaposleni vse bolj pričakujejo organizacije, ki resno vlagajo v dobro počutje, izkušnjo zaposlenih in zaupanje v vodstvo.
Pri poletnem pikniku to ne pomeni, da mora biti dogodek velik ali zapleten. Pomeni predvsem, da je pripravljen z mislijo na ljudi.
Zaključek
Poletni piknik za zaposlene je odlična priložnost, da podjetje ustvari prijetno, sproščeno in povezovalno izkušnjo. Lahko je zahvala zaposlenim, priložnost za boljše odnose, neformalno druženje ali del širše skrbi za dobro počutje ekipe.
Najboljši poletni pikniki niso nujno najbolj razkošni. Najboljši so tisti, ki ustrezajo zaposlenim, imajo jasen namen in so dovolj dobro organizirani, da se lahko udeleženci res sprostijo.
Če so lokacija, hrana, program, logistika in izvedba premišljeni, poletni piknik ni samo še en dogodek v koledarju. Postane izkušnja, ki zaposlenim pokaže, da so pomemben del podjetja.
Načrtujete poletni piknik za zaposlene?
Pomagamo vam pripraviti lokacijo, program, catering in celotno izvedbo dogodka, prilagojeno vaši ekipi, ciljem in proračunu.
Avtorica:
