Organizacija potovanj in srečanj po meri vašega podjetja. Podjetjem pomagamo pri organizaciji MICE projektov, ki vključujejo poslovne dogodke, strokovne sejme, teambuildinge, motivacijska potovanja in poslovne obiske. Poskrbimo za celoten proces, od prve ideje in uskladitve ciljev do logistike, koordinacije ponudnikov in izvedbe na licu mesta. Našim naročnikom poenostavimo organizacijo, saj smo njihov glavni kontakt skozi ves projekt. Namesto usklajevanja s številnimi izvajalci imajo enega zanesljivega partnerja, ki povezuje vse vključene ponudnike, od prevoznikov in nastanitev do lokacij, aktivnosti in spremljevalnih storitev.
Tako se lahko podjetje osredotoči na svoje delo, organizacijo dogodka ali potovanja pa prepusti ekipi, ki zna projekt voditi strokovno, pregledno in zanesljivo.
Kaj vključuje naša organizacija potovanj in srečanj
Vsak MICE projekt vodimo celovito in v tesnem sodelovanju z naročnikom. Na začetku uskladimo cilje, želje in pričakovanja, nato pa pripravimo predlog izvedbe ter vodimo organizacijo do končne izvedbe.
Poskrbimo za:
Pripravo koncepta in programa
Iskanje lokacij in ponudnikov
Usklajevanje nastanitev, prevozozv in logistike
Organizacijo spremljevalnih aktivnosti
Časovnico in koordinacijo izvedbe
Komunikacijo z vsemi sodelujočimi
Prisotnost in podporo na dogodku
Organizacija potovanj in srečanj
POTUJEMO IN SE SREČUJEMO - POSLOVNO IN STROKOVNO
poslovni dogodki
Konference, seminarji, izobraževanja in korporativni dogodki z jasno logistiko, vsebinsko podporo in izvedbo na ključ.
Strokovni sejmi
Organizacija obiska sejmov, prijav, logistike in spremljevalnega programa.
Teambuilding dogodki
Celostna organizacija aktivnosti za povezovanje ekip, večjo motivacijo in boljše sodelovanje, od kreativnih do tekmovalnih formatov skupaj s podpornimi storitvami (prostor, prevoz ipd.)
Incentive / motivacijska potovanja
Nagrajevalna potovanja za ekipe in partnerje, zasnovana kot motivacijsko doživetje in orodje za krepitev odnosov.
Kako poteka sodelovanje?
UVODNI SESTANEK
Na uvodnem sestanku spoznamo vaše želje, pričakovanja, cilje in okvir dogodka. Zanimajo nas namen dogodka, profil udeležencev, želena lokacija, okvirni proračun, časovni okvir ter vse posebnosti, ki jih želite vključiti.
Tako pridobimo jasno sliko o tem, kakšen dogodek želite ustvariti in kakšna izkušnja je za vas najpomembnejša.
PREDLOGI IN PONUDBA
Na podlagi uvodnega sestanka pripravimo prilagojen predlog dogodka in ponudbo. Ta vključuje koncept, predlog programa, okvir izvedbe, možne lokacije, dodatne aktivnosti ter vse ključne elemente, potrebne za uspešno organizacijo.
Pri vsakem projektu iščemo rešitve, ki niso le izvedljive, ampak tudi smiselne glede na vaše cilje, želje in tip dogodka, ne glede na to, ali gre za potovanje, poslovno srečanje, teambuilding ali drug poslovni dogodek.
USKLAJEVANJE IN PERSONALIZACIJA
Ko pregledate predlog, sledijo uskladitve in dopolnitve. Skupaj izoblikujemo končno različico dogodka ter poskrbimo, da so vsi detajli usklajeni z vašimi pričakovanji.
V tej fazi smo ves čas v stiku z vami, saj verjamemo, da je dobra komunikacija ključ do dogodka, ki je res prilagojen naročniku.
ORGANIZACIJA IN KOORDINACIJA
Po potrditvi ponudbe prevzamemo organizacijo in koordinacijo vseh dogovorjenih elementov. Poskrbimo za logistiko, usklajevanje izvajalcev, rezervacije, terminski načrt in celotno pripravo dogodka.
Ob tem vas sproti obveščamo o poteku priprave, pomembnih uskladitvah in naslednjih korakih, da imate ves čas pregled nad projektom.
IZVEDBA
Na samem dogodku smo prisotni, da poskrbimo za nemoten potek izvedbe. Spremljamo časovnico, koordiniramo sodelujoče, rešujemo morebitne nepredvidene situacije in skrbimo, da vse poteka tako, kot je bilo dogovorjeno.
Naš cilj je, da se vi lahko posvetite svojim gostom, ekipi ali vsebini dogodka, medtem ko mi poskrbimo za organizacijski del v ozadju.
ZAKAJ JE ORGANIZACIJA POTOVANJ IN SREČANJ TAKO POMEMBEN DEL POSLOVANJA?
Ustvarjanje in krepitve poslovnih odnosov: Poslovna potovanja omogočajo osebni stik in srečanja s poslovnimi partnerji, strankami, dobavitelji in drugimi deležniki. Ta interakcija lahko pripomore k vzpostavitvi in krepljenju zaupanja, izboljšanju komunikacije ter razvijanju dolgoročnih poslovnih odnosov.
Priložnosti za mreženje in izmenjavo informacij: Med poslovnimi potovanji se pogosto udeležujemo konferenc, sejmov, seminarjev in drugih dogodkov, kjer lahko izmenjamo informacije, ideje, najnovejše trende ter pridobimo nova znanja in vpoglede v industrijo.
Pridobivanje novih poslovnih priložnosti: S potovanji se odpirajo nove poslovne priložnosti, bodisi s partnerstvi, investicijami ali pridobivanjem novih strank. Osebni stik lahko pripomore k hitrejšemu sklepanju poslov.
Povečanje produktivnosti in učinkovitosti: Čeprav potovanje zahteva čas in sredstva, lahko hkrati pripomore k povečanju produktivnosti in učinkovitosti. Osebni stiki lahko olajšajo reševanje težav, hitrejše sprejemanje odločitev ter boljšo usklajenost pri projektih in nalogah.
Povečanje prodaje in dobička: Poslovna potovanja omogočajo prodajnim ekipam, da se osebno srečajo s potencialnimi strankami in jim predstavijo svoje izdelke ali storitve. Bolj oseben pristop lahko poveča možnosti za uspešno prodajo.
Razvoj osebnih in poklicnih veščin: Med poslovnimi potovanji se lahko zaposleni soočijo z različnimi izzivi, ki jim omogočajo razvoj osebnih in poklicnih veščin, kot so komunikacija, vodenje, reševanje problemov, prilagajanje na nove okoliščine in medkulturna kompetentnost.
Sodelovanje pri mednarodnih projektih in razvoju: Poslovna potovanja omogočajo sodelovanje pri mednarodnih projektih, partnerstvih in investicijah ter prispevajo h globalnemu razvoju podjetja. Mednarodne izkušnje lahko pripomorejo k širjenju poslovanja, pridobivanju novih trgov in širjenju obzorij.
Sledenje globalnim trendom: V današnjem globaliziranem svetu je pomembno biti obveščen o globalnih trendih in dogajanjih v industriji. Sodelovanje na mednarodnih konferencah in sejmih omogoča podjetjem, da ostanejo v koraku s konkurenco in razvijajo nove strategije.
Krepitev motivacije in pripadnosti: Nekatera potovanja, kot so službena potovanja v tujino ali sodelovanje na mednarodnih projektih, lahko pripomorejo k krepitvi motivacije zaposlenih in občutka pripadnosti podjetju, saj se ti občutki pogosto krepijo ob delu na skupnih projektih v živo.
Pridobivanje konkurenčne prednosti: Podjetja, ki se aktivno udeležujejo poslovnih potovanj in izkoriščajo priložnosti za mreženje, izmenjavo informacij ter razvoj poslovnih odnosov, lahko pridobijo konkurenčno prednost na trgu in izboljšajo svojo pozicijo v industriji.
Kakšne izkušnje so imele naše stranke?
Maja K.
Evropsko turistično zavarovanjeSpoštovani, Rada bi vam sporočila, da je naš dogodek potekal brezhibno, predlagan animacijski tim je bil odličen, najlepša hvala za idejo! Hvala za vašo profesionalnost in trud. Do naslednjič.
Tomaž Ž.
SK SnežinkaKljub temu, da imamo kar nekaj izkušenj z organizacijo in izvedbo potovanj smo se v letošnjem letu, ko smo se odpravili na nam neznano lokacijo za pomoč obrnili na »Out of Office«. Naše potovanje je minilo brez najmanjših problemov, ekipa »Out of office« nam je bila za pomoč na voljo vedno, ko smo to potrebovali. Tudi za potovanje v naslednjem letu, smo jih prosili za pomoč pri organizaciji.
Bogdan M.
KolektorAgencija Out of Office se je vselej izkazala za zanesljivega partnerja za organiziranje naših poslovnih poti. Dosledno izkazujejo veliko meri izkušenj in fleksibilnosti tako pri svetovanju kot pri sami izvedbi. Vse njihovi storitve so bile opravljene pravočasno, strokovno in kvalitetno, kar nam je omogočilo, da smo se lahko v celoti posvetili primarnim ciljem potovanj.
Boris K.
Revija ObrambaZ Out of Office smo združili moči in pripravili potovanje na enega največjih in najzanimivejših letalskih salonov na svetu MAKS - Mednarodni salon letalstva v Moskvi (leta 2015 in 2019). Logistika organizacije potovanja skupine 28 letalskih navdušencev je bila zaradi specifičnosti ruskega pristopa zapletenejša kot pri organizaciji ogledov podobnih prireditev na francoskem Le Bourgetu in angleškem Farnboroughu ter Fairfordom, vendar smo jo na zadovoljstvo vseh udeležencev v sodelovanju z Out of Office izjemno izpeljali.
