Novoletna zabava je za zaposlenega lahko predvsem prijeten večer ob koncu leta. Za organizatorja pa je precej kompleksnejši projekt, ki združuje izkušnjo zaposlenih, interno komunikacijo, gostinstvo, logistiko, produkcijo, varnost in upravljanje številnih izvajalcev.
Dobra izvedba je še posebej pomembna v času, ko podjetja veliko pozornosti namenjajo zavzetosti in povezanosti zaposlenih. Gallupovi podatki za leto 2025 kažejo, da je bilo v Sloveniji aktivno zavzetih le 18% zaposlenih. Kar 70% jih je bilo nezavzetih, dodatnih 12% pa aktivno nezavzetih. Slovenija je sicer nad evropskim povprečjem, ki znaša le 12 odstotkov zavzetih zaposlenih, vendar številke jasno kažejo, da odnosa med zaposlenim in podjetjem ne moremo jemati kot samoumevnega.
Novoletna zabava tega problema seveda ne more rešiti. Lahko pa je eden od trenutkov v letu, ko podjetje svojo kulturo, zahvalo in odnos do ljudi pokaže tudi v praksi.
Novoletna zabava naj ima najprej poslovni namen
Vsak profesionalno organiziran dogodek se začne z namenom.
Pri konferenci želimo prenos znanja. Pri dogodku za poslovne partnerje lahko gradimo odnose ali predstavljamo novosti. Pri team buildingu običajno iščemo več povezovanja ali boljše sodelovanje.
Tudi novoletna zabava potrebuje odgovor na vprašanje, kaj želimo z njo doseči.
Pri enem podjetju je lahko glavni cilj zahvala zaposlenim. Pri drugem povezovanje ekip, ki se med letom redko srečujejo. Tretje želi praznovati pomemben poslovni rezultat, četrto pa leto zaključiti z bolj neformalnim dogodkom po zahtevnem obdobju.
Namen vpliva na skoraj vse nadaljnje odločitve:
- format dogodka;
- izbiro lokacije;
- stopnjo formalnosti;
- program;
- način nagovora zaposlenih;
- vrsto pogostitve;
- glasbo;
- trajanje dogodka;
- sedežni red oziroma postavitev;
- vključevanje vodstva;
- način druženja;
- izbiro dodatnih aktivnosti.
Če tega koraka preskočimo, lahko dobimo tehnično korektno zabavo, ki nima prave povezave z ekipo. To je ena od pomembnih razlik med rezervacijo prostora in profesionalnim načrtovanjem dogodka.
Pri Out of Office zato organizacijo poslovnega dogodka začnemo z uvodnim sestankom, na katerem opredelimo namen, profil udeležencev, lokacijo, proračun, časovni okvir in posebnosti dogodka. Šele ko razumemo te elemente, je smiselno oblikovati program in iskati ponudnike. To je enak pristop, ki ga uporabljamo pri drugih poslovnih dogodkih.
Zaključek leta je tudi trenutek priznanja
Pri novoletnih dogodkih podjetja veliko govorijo o druženju. Nekoliko manj pa o priznanju. Toda prav zaključek leta je naraven trenutek, ko se podjetje lahko zaposlenim zahvali za opravljeno delo.
Pri tem ni nujno, da pripravi formalno podelitev nagrad. Pomembneje je, da zaposleni dobijo občutek, da podjetje razume, kaj je ekipa v preteklem letu dosegla.
Raziskava Gallupa in Workhumana temu daje precej večjo težo, kot bi morda pričakovali. V longitudinalni raziskavi, ki je spremljala več kot 3.400 zaposlenih med letoma 2022 in 2024, so ugotovili, da je bila pri zaposlenih, ki so prejemali kakovostno priznanje za svoje delo, verjetnost odhoda iz organizacije dve leti pozneje za 45 odstotkov manjša. Raziskava ne govori o novoletnih zabavah kot takih, ampak o širšem pomenu kakovostnega priznanja v organizaciji.
To je pomembna razlika. Novoletna zabava ne sme postati nadomestilo za kakovostno kulturo podjetja ali priznanje skozi vse leto. Lahko pa oboje podpre.
Namesto splošnega govora direktorja je zato pogosto učinkoviteje izpostaviti:
- konkretne dosežke ekip;
- pomembne projekte;
- skupne mejnike;
- spremembe, ki jih je podjetje uspešno izvedlo;
- ljudi ali ekipe, ki so pomembno prispevali;
- zahvalo za zahtevnejša obdobja;
- pogled naprej v naslednje leto.
Takšen uradni del ne potrebuje veliko časa. Potrebuje pa dobro vsebino. Pet minut iskrene in konkretne zahvale ima lahko večjo težo kot dvajset minut splošnega pregleda poslovnega leta.
Dober dogodek ne pomeni več programa
Pri organizaciji dogodkov se pogosto pojavi skušnjava, da bi vsako minuto zapolnili z vsebino: Moderator. Govor. Predstavitev. Večerja. Nastop. Igra. Nagrade. Fotografiranje. Glasba. Presenečenje.
Rezultat je lahko program, pri katerem so udeleženci ves večer gledalci.
Pri novoletni zabavi pa je eden glavnih razlogov za prihod prav možnost neformalnega druženja.
Tudi širše raziskave dogodkov kažejo, da osebni stik ostaja zelo pomemben. Freemanova raziskava med organizatorji poslovnih dogodkov je pokazala, da jih je 55 odstotkov kot eno najpomembnejših okolij za mreženje navedlo prav neformalna druženja po uradnem delu dogodkov. Raziskava se sicer nanaša predvsem na profesionalne B2B dogodke, ne na interne novoletne zabave, vendar potrjuje širši organizacijski princip: ljudje potrebujejo tudi nestrukturiran prostor za pogovor in vzpostavljanje odnosov.
Pri internem dogodku je ta prostor še pomembnejši.
Sodelavca iz drugega oddelka pogosto srečamo na Teamsih ali pri konkretnem projektu. Na novoletni zabavi se lahko prvič pogovarjamo brez agende.
Zato priporočamo, da program ustvarja okvir, ne pa nadzoruje celotnega večera.
Dobra dramaturgija lahko na primer vsebuje:
- sproščen prihod in sprejem;
- dovolj časa za prve pogovore;
- kratek uradni nagovor;
- premišljeno postreženo večerjo;
- eno glavno programsko točko;
- morebitno priznanje ali zahvalo;
- jasen prehod v glasbeni oziroma družabni del;
- dovolj časa, ko se ne dogaja nič organiziranega.
To zadnje je pomembnejše, kot se zdi.
Profesionalna organizacija ni v tem, da se ves čas nekaj dogaja. Je tudi v tem, da organizator ve, kdaj se ne sme dogajati nič.
Lokacija se izbira glede na tok dogodka
Ena najpogostejših napak pri načrtovanju je izbira lokacije predvsem na podlagi fotografij.
Atraktiven prostor je prednost. Toda kot organizatorje nas precej bolj zanima, kako bo prostor deloval, ko vanj postavimo sto ali dvesto ljudi.
Pri ogledu lokacije zato ne preverjamo samo kapacitete. Zanima nas celotna pot udeleženca.
Kje vstopi? Kje odda plašč? Ali se pri registraciji ustvari ozko grlo? Kam gre po sprejemu? Ali je bar postavljen tam, kjer lahko nastane gneča? Kako bodo gostje prešli od večerje do zabavnega dela? Kje je tehnična ekipa? Kako se izvajalci premikajo v zaodrju?
Pri strokovnem ogledu lokacije preverimo predvsem:
- realno kapaciteto glede na želeno postavitev;
- prihod in sprejem gostov;
- garderobo;
- sanitarije;
- dostopnost za vse udeležence;
- dostavo cateringa in tehnične opreme;
- prostor za pripravo izvajalcev;
- električne priključke;
- nosilnost in omejitve tehnične opreme;
- možnosti ozvočenja;
- omejitve glasnosti;
- čas, do katerega je dovoljena glasba;
- možnosti za oder;
- plesišče;
- parkiranje;
- prihod avtobusov;
- možnosti varnega odhoda gostov;
- načrt evakuacije in druge varnostne elemente.
Pri večjih dogodkih je pomembno tudi vprašanje rezervnega scenarija.
Če je del dogodka predviden zunaj, kaj se zgodi ob dežju? Če prostor uporablja več dvoran, kako se bodo ljudje premikali med njimi? Če se program zamakne za dvajset minut, kakšen vpliv bo to imelo na catering in prevoz?
Profesionalna organizacija se pogosto pokaže prav pri vprašanjih, ki jih udeleženci nikoli ne opazijo.
Catering je logistični sistem, ne samo meni
Pri izboru cateringa se pogovor hitro začne pri jedeh. Organizator dogodkov pa mora razmišljati tudi o pretočnosti.
Predstavljajmo si 180 ljudi, ki se istočasno odpravijo do ene samopostrežne postaje. Hrana je lahko odlična, vendar bo izkušnja slaba, če bo del gostov petnajst minut čakal v vrsti.
Podobno velja pri pijači.
En bar je lahko primeren za manjšo skupino, pri večjem dogodku pa povzroči gnečo ravno v trenutkih, ko želimo sproščeno druženje.
Zato pri načrtovanju pogostitve gledamo več elementov hkrati:
- število gostov;
- starostno in demografsko strukturo skupine;
- trajanje dogodka;
- sedeči ali stoječi format;
- število servisnih točk;
- hitrost postrežbe;
- čas med posameznimi hodi;
- vegetarijanske in veganske možnosti;
- alergene in intolerance;
- kakovost brezalkoholne ponudbe;
- količine hrane in pijače;
- pozni prigrizek;
- število strežnega osebja;
- čas začetka in zaključka strežbe.
Pomemben je tudi odnos med cateringom in programom. Če se govor začne ravno med serviranjem glavne jedi, pozornost gostov ne bo pri govorcu. Če se DJ pripravi na začetek zabave, medtem ko osebje še odstranjuje mize, prehod ne bo deloval. Zato mora biti catering del skupne produkcijske časovnice.
Dogodek mora biti vključujoč, ne samo atraktiven
Dobra izkušnja ni enaka za vse zaposlene.
Ekipa je lahko starostno, kulturno in osebnostno zelo raznolika. Nekateri bodo želeli plesati do poznega večera, drugi se bodo bolj veselili večerje in pogovora. Nekateri ne uživajo alkohola. Drugi imajo prehranske omejitve. Nekdo ima težave z mobilnostjo. Nekateri zaposleni pa se preprosto ne počutijo dobro na dogodkih, kjer je celoten večer zasnovan okoli glasne glasbe.
To ne pomeni, da mora dogodek zadovoljiti vsako individualno željo. Pomeni pa, da mora organizator razumeti različne profile udeležencev.
Deloitte je v raziskavi Global Human Capital Trends 2024, ki je zajela več kot 14.000 respondentov iz 95 držav, izpostavil vse večji pomen tako imenovane človeške trajnosti oziroma human sustainability. Med njenimi elementi so tudi dobro počutje, pripadnost, pravičnost in kakovost izkušnje zaposlenih. Deloitte ugotavlja tudi, da so organizacije, ki pri ključnih trendih človeškega kapitala dosegajo pomemben napredek, skoraj dvakrat bolj verjetno uspešne pri doseganju želenih poslovnih in človeških rezultatov.
Novoletna zabava je samo majhen del te širše slike. Vendar je tudi ona stik med kulturo podjetja in dejansko izkušnjo zaposlenega.
Pri načrtovanju zato razmislimo o:
- dostopnosti lokacije;
- različnih prehranskih možnostih;
- kakovostni brezalkoholni ponudbi;
- prostorih z različnimi stopnjami hrupa;
- možnosti sedenja tudi pri bolj neformalnem dogodku;
- jasni komunikaciji glede programa;
- prostovoljni naravi posameznih aktivnosti;
- primernem času začetka in zaključka;
- organiziranem oziroma varnem prevozu.
Najboljši dogodki niso nujno tisti z največ atrakcijami. Pogosto so najboljši tisti, pri katerih je organizator dobro razumel ljudi.
Največ zapletov nastane med posameznimi elementi
Lokacija je lahko odlična. Catering prav tako. DJ je lahko vrhunski, prevoznik zanesljiv in program zanimiv.
Dogodek pa lahko kljub temu ne deluje.
Zakaj?
Ker kakovost posameznih ponudnikov še ne zagotavlja kakovosti celotnega dogodka.
Ključna je koordinacija.
Pri profesionalni organizaciji mora nekdo poznati celotno sliko. Vedeti mora, kdaj pride tehnična ekipa, kdaj se začne postavljati catering, kdaj lahko izvajalec opravi tonsko vajo, kdaj pride vodstvo, kdaj se odpre vhod za goste in kdaj mora biti avtobus ponovno pred lokacijo.
Zato pripravimo produkcijsko časovnico, ki lahko vključuje:
- dostop na lokacijo;
- prihod dobaviteljev;
- tehnično postavitev;
- dekoracijo;
- catering;
- tonsko vajo;
- briefing osebja;
- prihod vodstva;
- prihod gostov;
- uradni program;
- servis hrane;
- nastope;
- prehode med deli programa;
- odhode prevozov;
- zaključek dogodka;
- demontažo.
Pomembno je, da obstaja ena usklajena časovnica, ne pet različnih verzij. Prav tako mora biti jasno, kdo sprejema odločitve, če se nekaj spremeni.
To je del organizacije, ki ga gost skoraj nikoli ne vidi. Hkrati pa ima največji vpliv na to, ali bo dogodek deloval sproščeno ali kaotično.
Načrt B je znak dobre organizacije
Izkušen organizator ne načrtuje samo idealnega scenarija. Načrtuje tudi vprašanje: Kaj če?
Kaj če izvajalec zboli?
Kaj če avtobus zamuja?
Kaj če se prijavi 20 ljudi več?
Kaj če odpove del tehnične opreme?
Kaj če je zunaj močno sneženje?
Kaj če program zamuja 30 minut in mora prevoz kljub temu odpeljati ob dogovorjeni uri?
Za najpomembnejša tveganja zato potrebujemo rezervni scenarij. Pred dogodkom preverimo predvsem:
- ključne kontakte vseh izvajalcev;
- alternativno tehnično opremo;
- rezervne možnosti prevoza;
- scenarij za slabo vreme;
- možnosti spremembe števila gostov;
- zdravstvene in varnostne postopke;
- odgovorno osebo na lokaciji;
- osebo, ki lahko na strani naročnika sprejema odločitve;
- možnosti prilagajanja časovnice.
Kako pravzaprav merimo uspeh novoletne zabave?
Število udeležencev je koristen podatek, vendar samo po sebi ne pove veliko.
Če se je dogodka udeležilo 90 odstotkov zaposlenih, še ne vemo, ali jim je bil dogodek všeč, ali so se povezovali z drugimi ekipami in ali je format ustrezal kulturi podjetja. Pri večjih organizacijah je zato lahko smiselna kratka evalvacija.
Ni treba pošiljati dolge ankete.
Dovolj je nekaj vprašanj:
- Kako bi ocenili celotno izkušnjo?
- Kako bi ocenili lokacijo?
- Kako bi ocenili pogostitev?
- Kako bi ocenili program?
- Ste imeli dovolj časa za druženje?
- Kaj bi naslednje leto ohranili?
- Kaj bi spremenili?
Podjetje tako iz dogodka pridobi informacije za naslednje leto.
Tudi organizator lahko na tej osnovi bolje razume, kateri elementi so delovali in kateri niso.
Dogodek s tem postane del cikla izboljševanja, ne vsakoletni projekt, ki ga začnemo znova od začetka.
Zaključek
Ko udeleženec pride na dobro organiziran dogodek, se mu zdi vse preprosto.
Lokacijo hitro najde. Plašč odda brez čakanja. Pijačo dobi, ko jo želi. Govor se začne pravočasno. Hrana pride ob pravem trenutku. Glasba ni preglasna med večerjo. Prehod v zabavo je naraven. Ko želi domov, ve, kdaj in od kod odpelje prevoz.
Verjetno ne bo razmišljal o organizaciji. In prav to je eden najboljših pokazateljev kakovostno izvedenega dogodka. Za takšno izkušnjo je v ozadju potrebnih veliko odločitev, preverjanj, usklajevanj in rezervnih scenarijev.
Pri Out of Office poslovne dogodke zato obravnavamo kot celovit projekt. Pomagamo pri konceptu in programu, izbiri lokacije in ponudnikov, tehnični izvedbi, prevozih, nastanitvah in hrani, pripravi časovnice ter koordinaciji na samem dogodku.
Novoletna zabava ni samo vprašanje, kam bomo letos povabili zaposlene. Je vprašanje, kakšen zaključek leta jim želimo pripraviti. Ko imamo jasen odgovor na to vprašanje, lahko lokacija, program, kulinarika, produkcija in logistika začnejo delovati kot ena celota.
In takrat se začne dogodek, ki je za gosta sproščen, ker je bil v ozadju organiziran zelo natančno.
Pri Out of Office vam pomagamo izbrati pravi format, poiskati lokacijo, oblikovati program, uskladiti ponudnike in izvesti dogodek, ki podpira vaše cilje, ekipo in poslovne odnose.
